Herausforderungen
Truck Cartel, ein Unternehmen, das sich auf das Management von Lkw-Flotten spezialisiert hat, benötigte ein effizientes System, um den Status mehrerer Lkw, die mit einzelnen Leads verbunden sind, zu verfolgen und zu verwalten. Ihre bestehende Einrichtung war unzureichend, um die detaillierten Informationen jedes Lkw, wie den IGVR-Genehmigungsstatus, fehlende Dokumentation und andere kritische Daten, zu verfolgen. Die Herausforderung bestand darin, einen effizienteren Prozess zu schaffen, der diese Details separat verwalten konnte, sie jedoch weiterhin mit dem übergeordneten Lead verknüpfte. Darüber hinaus wollten sie Arbeitsabläufe automatisieren, um rechtzeitige Follow-ups, Updates und Erinnerungen für fehlende Dokumentationen oder Änderungen des Lkw-Status zu gewährleisten.
Unser Prozess
1. Benutzerdefiniertes Modul für Lkw
Um den Prozess zu optimieren und eine bessere Verfolgung der Lkw-Daten zu ermöglichen, haben wir ein benutzerdefiniertes Modul für Lkw innerhalb von Zoho CRM erstellt. Jeder Lkw hat seinen eigenen individuellen Datensatz, der mit dem übergeordneten Lead verknüpft ist. Dadurch konnte Truck Cartel den Status jedes Lkw – wie IGVR-Genehmigung, fehlende Dokumentation und Genehmigungsdaten – unabhängig verfolgen, aber dennoch eine klare Beziehung zum zugehörigen Lead aufrechterhalten.
2. Automatisierte Arbeitsabläufe für Lkw-Statusaktualisierungen
Wir richteten automatisierte Arbeitsabläufe ein, um die Lkw-Status zu aktualisieren und Erinnerungen zu senden, wenn dies erforderlich war.
Genehmigungs-Workflow: Immer wenn sich der Status eines Fahrzeugs änderte – beispielsweise von „Fehlende Dokumentation“ zu „Genehmigt“ – wurde ein Workflow ausgelöst, der Benachrichtigungen an den Vertriebspartner sendete, um sicherzustellen, dass dieser den Kunden nachverfolgte.
Erinnerung an fehlende Dokumentation: Wenn ein Lkw fehlende Dokumentation hatte, wurde eine automatisierte Erinnerung an den Vertriebspartner oder Administrator gesendet, um eine Handlung anzufordern.
Lead-Status-Verfolgung: Der Gesamtstatus des Leads wurde automatisch basierend auf den Lkw-Status aktualisiert, sodass Vertriebsteams den Fortschritt des Leads auf einen Blick einsehen konnten.
3. Excel-Integration für einfachen Datenimport
Truck Cartel benötigte eine effiziente Möglichkeit, Lkw-Daten aus Excel-Dateien zu aktualisieren, und wir haben diesen Prozess durch Zoho Flow optimiert. Diese Integration ermöglichte es ihnen, Lkw-Daten, einschließlich Lkw-IDs, Kennzeichen und IGVR-Status, automatisch in das CRM hochzuladen, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert und die aktuellsten Informationen sichergestellt wurden.
4. Visualisierung des Lead-Fortschritts und Reporting
Um den Fortschritt der Leads zu verfolgen und den Gesamtstatus der Lkw zu visualisieren, haben wir benutzerdefinierte Berichte und Dashboards erstellt. Diese Berichte zeigten:
Den Status jedes Lkw (genehmigt, in Wartestellung, fehlende Dokumentation).
Den Gesamtfortschritt jedes Leads, berechnet anhand der Lkw-Status.
Warnungen und Benachrichtigungen für überfällige Aufgaben oder bevorstehende Nachverfolgungsaktionen.
5. Benachrichtigungen und Berechtigungen
Wir implementierten rollenbasierte Berechtigungen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Lkw-Daten zugreifen konnten. Darüber hinaus wurden automatisierte Benachrichtigungen eingerichtet, um sowohl die Vertriebspartner als auch die Administratoren über wichtige Updates zu informieren, wie z. B. Änderungen der Lkw-Status oder fehlende Dokumentation.
Ergebnisse
Verbesserte Datenqualität: Die Erstellung eines maßgeschneiderten Lkw-Moduls ermöglichte es Truck Cartel, den individuellen Status jedes Lkw genau zu verfolgen, ohne den Haupt-Lead-Datensatz zu überladen.
Verbesserte Nachverfolgungs-Effizienz: Automatisierte Arbeitsabläufe stellten sicher, dass kein Lkw im Genehmigungs- oder Dokumentationsprozess zurückgelassen wurde, wodurch die Nachverfolgungseffizienz des Vertriebsteams verbessert wurde.
Azhorime të Pafund të të Dhënave: Me integrimin e Excel dhe Zoho Flow, Truck Cartel mund të ngarkonte dhe azhurnonte lehtësisht të dhënat e kamionëve, duke siguruar që CRM-ja e tyre të ishte gjithmonë në përputhje me informacionin më të ri pa pasur nevojë për azhurnime manuale.
Optimiertes Lead-Management: Der Gesamt-Lead-Status wurde automatisch basierend auf den Lkw-Daten aktualisiert, was es den Vertriebspartnern erleichterte, den Fortschritt jedes Leads zu verfolgen.
Echtzeit-Einblicke: Benutzerdefinierte Dashboards und Berichte lieferten Echtzeit-Einblicke in die Lead- und Lkw-Status, was eine bessere Entscheidungsfindung und Ressourcenzuweisung ermöglichte.
“Gleni und sein Team haben wieder mal super Arbeit geleistet. Kann ich jedem nur bedingungslos empfehlen. Freue mich auf weitere Projekte.”
Maßgeschneiderte CRM-Lösungen für Truck Cartel